Disclaimer. Din motive de confidențialitate nu pot folosi imagini reale din cadrul acestui proiect.

INAPOI LA PORTOFOLIU

DESPRE PROIECT

Proiectul vizează dezvoltarea unui magazin online B2B, destinat exclusiv angajaților unei companii multinaționale din industria IT, având ca scop optimizarea procesului de achiziție internă. Webshop-ul a fost integrat cu funcționalitatea PunchOut și conectat la sistemul Coupa, oferind utilizatorilor acces direct din platforma de achiziții, posibilitatea de a selecta produse conforme cu politicile interne și de a transfera coșul de cumpărături pentru aprobare și procesare automată.
 

Ca si obiective principale: 

  • Integrarea webshop-ului cu sistemul Coupa, asigurând compatibilitate totală cu fluxurile de achiziție ale companiei.
  • Automatizarea procesului de achiziție, eliminând comenzile manuale și reducând timpul de procesare.
  • Acces restricționat exclusiv personalului companiei, garantând conformitatea cu politicile interne.
  • Personalizarea experienței utilizatorilor, prin afișarea produselor, prețurilor și condițiilor comerciale negociate.
  • Design customizat conform manualului de web branding al companiei, asigurând o identitate vizuală coerentă.
  • Optimizare pentru utilizatorii B2B, cu o interfață intuitivă și compatibilă cu fluxurile specifice de achiziție.

 

ÎNAPOI LA PROIECTE

photo of outer space

REZULTATE

 

1. Costul total al proiectului s-a ridicat la 96.450 EUR, ceea ce a generat o variație pozitivă de + 3.550 EUR, echivalentă cu 3.5% sub bugetul aprobat de 100.000 EUR.

2. Proiectul a fost finalizat în conformitate cu termenele limită stabilite inițial pentru ambele etape, respectând astfel calendarul agreat.

3. Nu au fost necesare reparații sau modificări post-finalizare, neexistând defecte sau erori de amplasare/proiectare.

4. Au fost implementate măsuri corespunzătoare pentru fiecare dintre riscurile identificate, astfel încât niciunul dintre acestea nu a avut un impact asupra desfășurării proiectului.

ACCEPTANȚA

 

         Numărul total de birouri: Se vor crea 32 de birouri, fiecare având o suprafață alocată de 2,5 mp per birou, conform cerințelor de eficiență a spațiului.

         Birou CEO: Biroul CEO va avea o suprafață totală de 12 mp, asigurându-se astfel confortul și funcționalitatea necesare pentru activitățile de management.

         Stații de lucru în zona de relaxare: Vor fi amenajate 8 stații de lucru în zona de relaxare, pentru a facilita activitățile informale și colaborarea între angajați.

        Aprobarea mobilierului, decorului și pardoselii: Mobilierul, elementele de decor, semnalistica și pardoseala vor fi prezentate pentru aprobare prealabilă de către beneficiar înainte de achiziție sau fabricare, pentru a asigura alinierea cu standardele și nevoile companiei.
        Respectarea elementelor cromatice: Toate elementele de design, inclusiv culorile și materialele, vor fi alese și implementate conform design-ului aprobat in etapa de de initiere, pentru a asigura coerența vizuală și armonia spațiului renovat. 

 

 

RISCURI

 

  • Executarea lucrărilor în timpul programului de lucru – Lucrările de construcție și demolare desfășurate în orele de activitate pot genera disconfort atât pentru angajați, cât și pentru vecini, existând riscul de reclamații. Acest aspect poate impune reprogramarea intervențiilor în afara programului de lucru, ceea ce ar putea afecta bugetul și termenul de finalizare.

  • Integrarea instalațiilor de aer condiționat – Montajul sistemelor de climatizare poate necesita ajustări în planul de reconfigurare a tavanului, ceea ce poate genera costuri suplimentare și întârzieri în execuție.

  • Impactul sărbătorilor de iarnă asupra livrărilor – Fabricanții de mobilier și furnizorii de materiale pot avea un program redus în perioada sărbătorilor de Crăciun, ceea ce poate întârzia livrările și afecta respectarea termenelor limită.

  • Disconfort operațional cauzat de lucrările de construcție și instalații – Zgomotul, praful și întreruperile cauzate de lucrările de renovare și instalații electrice pot afecta confortul și productivitatea angajaților, necesitând măsuri suplimentare pentru minimizarea impactului.

 

TIMP

 

Proiectul a fost împărțit în două etape astfel:

  • ETAPA 1 = 3 luni (între 1 octombrie și 6 ianuarie)
  • ETAPA 2 = 2 luni (între 6 ianuarie și 1 martie)


Etapa 1 a avut o importanță critică, fiind esențială respectarea termenului limită pentru a evita perturbarea activității companiei. Finalizarea la timp a lucrărilor de renovare, recompartimentare și instalare a infrastructurii electrice a asigurat continuitatea operațiunilor și a permis tranziția eficientă către Etapa 2, fără impact negativ asupra productivității angajaților.
După definirea activităților se trece la  secvențierea lor și estimare ca durată. Pentru a finaliza această etapă a procesului de gestionare a programului, s-a aplicat Metoda Drumului Critic (CPM) și un grafic Gantt.

Mai jos este reprezentarea de bază a drumului critic, cu valorile rezervelor de timp pentru fiecare activitate.

CONSTRÂNGERI

COST
 

O planificare eficientă a bugetului trebuie să ia în considerare nu doar distribuția resurselor inițiale, ci și eventualele creșteri ale costurilor pe parcursul implementării, cauzate de situații neprevăzute. Pentru acest proiect, structura WBS (Work Breakdown Structure), diagrama Gantt și datele de estimare a costurilor au fost utilizate pentru a contura un buget realist și bine fundamentat.

Costurile totale au fost estimate la 22.500 EUR, fiind distribuite astfel:

  • 17.500 EUR pentru dezvoltarea magazinului online.

  • 5.000 EUR pentru integrarea API Coupa Procurement.


Estimarea inițială a bugetului a fost realizată folosind metode specifice de calcul al costurilor. În plus, s-a luat în considerare posibilitatea apariției unor cheltuieli neprevăzute, precum probleme tehnice, ajustări de design sau nevoia de resurse suplimentare, care ar putea duce la creșteri ale costurilor. Acest aspect a fost analizat pentru a minimiza impactul asupra bugetului alocat.

Cheltuielile au fost împărțite pe livrabile pentru a detalia clar alocarea costurilor:

  • Selecția și aprobarea produselor disponibile: 25 zile-om.

  • Contractare și negociere: 5 zile-om.

  • Design produse: 7 zile-om.

  • Design și UX/UI: 10 zile-om.

  • Dezvoltare backend: 20 zile-om.

  • Testare: 5 zile-om.

  • Integrari API: 15 zile-om.


Diagrama Gantt a fost utilizată pentru a sprijini procesul de planificare și pentru a stabili ferestrele de timp pentru cheltuieli, permițând adaptarea planificării în funcție de posibilele modificări apărute pe parcursul implementării

 

+40 722 303 950

http://www.linkedin.com/in/ionut-alexandru-vasilescu

ionut.a.vasilescu@gmail.com

IONUT VASILESCU