Disclaimer. Din motive de confidențialitate nu pot folosi imagini reale din cadrul acestui proiect.

Distribuția globală a 22.000 tricouri personalizate

DESPRE PROIECT

Acest proiect vizează gestionarea și implementarea unui proces de distribuție globală pentru o companie multinațională din industria software. În urma unei serii de evenimente online desfășurate pe o perioadă de 18 luni, la care participă între 500 și 8.000 de utilizatori per eveniment, proveniți de pe cele cinci continente (Europa, Asia, Africa, America și Australia), clientul dorește expedierea unui tricou personalizat către fiecare participant.

În total, vor fi gestionate aproximativ 22.000 de expediții pe parcursul proiectului, cu o medie ponderată de 2.200 de expediții per eveniment. Distribuția produselor se va realiza sub regimul DDP (Delivery Duty Paid), asigurând livrarea directă la adresa individuală a fiecărui destinatar, fără costuri suplimentare pentru recepționarea coletului.
 

Proiectul implică coordonarea eficientă a lanțului logistic global, optimizarea proceselor de expediere și conformarea cu cerințele vamale specifice fiecărei regiuni. Gestionarea volumului ridicat de livrări necesită o planificare riguroasă, soluții logistice flexibile și parteneriate strategice pentru a garanta respectarea termenelor de livrare și o experiență fluidă pentru destinatari.

REZULTATE

• 1. Costul total al proiectului s-a ridicat la 169.500 EUR, ceea ce a generat o variantă pozitivă de +15.500 EUR, echivalentă cu 9% sub bugetul aprobat de 185.000 EUR.
• 2. Proiectul a fost finalizat cu 30 de zile înainte de termenul-limită agreat inițial, ceea ce a generat un avans pozitiv de 30 de zile față de planificarea inițială.
• 3. Rată de livrări reușite de 96%. Expedițiile au fost livrate cu succes către destinatari, minimizând retururile și incidentele legate de livrare.
• 4. Satisfacția masurată  participanților a fost de 4.9 puncte din 5.
• 5. Aprobarea ca furnizor logistic agreat – Proiectul a condus la includerea companiei în lista de furnizori logistici agreați ai beneficiarului, consolidând relația comercială și deschizând oportunități pentru colaborări viitoare.

ACCEPTANȚA

        Livare 100% (toti utilizatorii sa primeasca tricoul)

        Minimum 93% din expediții să fie livrate la timp.

        Minimum 95% dintre colete trebuie să fie livrate corect, fără retururi cauzate de erori în adrese sau documentație de import.

        Expedierea tuturor coletelor aferente unui eveniment in termen de maxim 4 zile de la aprobarea listei finale.

        Rezultatul Customer Satisfaction Surveys (CSAT) sa fie minim 4 puncte din 5.

        Raportarea in urma fiecarui eveniment sa fie trimisa la beneficiar in maxim 3 zile de la confirmarea livrarilor.

        Costurile totale să nu depășească bugetul alocat de 185.000 EUR, cu o abatere maximă de ±5%.

RISCURI

• Procedurile de import – Expedițiile către țări din afara Uniunii Europene sunt supuse procesului vamal de import, ceea ce poate cauza întârzieri în livrare.

• Respectarea regimului DDP (Delivery Duty Paid) – Clasificarea tarifară vamală variază în funcție de țara de destinație, ceea ce poate genera costuri suplimentare și poate impacta bugetul.

• Evaluarea valorii declarate a tricourilor – În țările fără prag De Minimis, autoritățile vamale pot reevalua valoarea unui tricou peste suma indicată în factura comercială, ceea ce poate conduce la taxe vamale mai mari și la impact asupra bugetului.

• Legitimarea destinatarului de către autoritatea vamală – În anumite țări (ex: Indonezia, Egipt, Africa de Sud), procedura vamală presupune contactarea destinatarului pentru verificarea identității prin prezentarea unor documente justificative. Acest proces poate duce la întârzieri în livrare.

• Neacceptarea facturii proforma pentru import – În unele țări, factura proforma atașată coletului nu este recunoscută ca document oficial pentru import, fiind necesară emiterea unei facturi comerciale. Acest aspect poate genera întârzieri și poate avea impact asupra bugetului.

• Redirecționarea coletului de către destinatar – Solicitarea schimbării adresei de livrare după expedierea coletului poate implica costuri suplimentare neprevăzute.

• Refuzul importului de către autoritatea vamală – În cazul unor probleme precum întârzieri în procesul de legitimare a destinatarului sau diferențe în evaluarea valorii declarate a produsului, autoritatea vamală poate bloca coletul și solicita returnarea sau distrugerea acestuia, ceea ce generează costuri suplimentare și întârzieri.

• Expedițiile în apropierea sărbătorilor – Din cauza volumului ridicat de transporturi în lunile decembrie și ianuarie, serviciile de curierat pot înregistra întârzieri semnificative. Acest aspect poate necesita contractarea unor alternative logistice, având impact asupra bugetului și termenelor de livrare.

MATRICE RACI

ECHIPA DE PROIECT
 

Echipa de proiect e alcatuita din 4 membrii ce acoperă principalele categorii de activități.

Ionut V. > Manager Proiect

Alexandru S. > Client Relationship

Catalina S. > Export - Import

Mirela B. > Expeditii

MATRICE RACI

TIMP 
 

Proiectul se desfășoară pe o perioadă de 18 luni și cuprinde un total de 10 evenimente. Pentru fiecare eveniment, termenul-limită mediu dintre data desfășurării și confirmarea livrărilor este de 45 de zile, însă acesta variază în funcție de numărul de participanți, astfel:

• Între 500 și 1.500 participanți → 25 zile
• Între 1.500 și 2.500 participanți → 35 zile
• Între 2.500 și 4.000 participanți → 45 zile
• Între 4.000 și 5.000 participanți → 60 zile

CONSTRÂNGERI

COST
 

Costul total aprobat pentru acest proiect este de 185.000 EUR, repartizat proporțional per eveniment, în funcție de numărul de utilizatori prezenți și de localizarea geografică a fiecăruia. Structura:

• Costul de pregătire al coletelor – include personalizarea tricourilor, ambalarea și etichetarea fiecărui colet.
• Costul expediției – acoperă tarifele de transport internațional, ajustate în funcție de destinație și volumul de expediții per eveniment.
• Taxe vamale de import – plăți impuse de autoritățile locale pentru procesarea și intrarea coletelor în fiecare țară.
• Comisionul broker-ului vamal – servicii de intermediere pentru conformitatea documentației și accelerarea procesului vamal.

+40 722 303 950

http://www.linkedin.com/in/ionut-alexandru-vasilescu

ionut.a.vasilescu@gmail.com

IONUT VASILESCU